Êtes-vous préoccupé par la façon dont la cybercriminalité et le vol de données pourraient affecter vos opérations commerciales ? Votre entreprise a-t-elle l’intention de consacrer un pourcentage important de son budget à la sécurité cette année ?
Si la réponse est oui, vous devez concentrer au moins une partie de vos efforts sur la sécurisation de vos communications par e-mail.
Il existe actuellement des centaines de menaces différentes, et chacune d’entre elles pourrait nuire à la réputation de votre marque. Nous avons vu cela se produire avec des entreprises qui ont perdu des données vitales sur leurs clients lors de récentes cyberattaques, et qui ont reçu beaucoup de mauvaise presse pour cela.
La plupart de ces violations sont dues à de mauvaises pratiques de sécurité des e-mails. Le dernier rapport d’enquête sur les violations de données (DBIR) suggère que 66 % des logiciels malveillants installés sur les réseaux piratés proviennent de pièces jointes aux e-mails. Il y a de fortes chances que quiconque pénètre dans votre système de messagerie parvienne à voler des mots de passe ou toute autre donnée sensible.
Lisez cet article et assurez-vous de prendre en compte les conseils de sécurité des e-mails et de les mettre en œuvre dès que possible. La dernière chose que vous voulez, c’est que les pirates ou les programmes qu’ils pourraient créer causent des problèmes à votre entreprise.
Meilleures Pratiques De Messagerie Pour Les Entreprises, Formez Vos Employés
Les informations contenues dans cette section offriront des conseils de sécurité fondamentaux tout en mettant en évidence les mesures de sécurité des e-mails que vous devriez déjà avoir en place. Si vous ne prenez pas les mesures mentionnées ci-dessous, vous devez commencer à le faire dès que possible.
Les mesures que vous allez lire constituent le minimum que les entreprises doivent faire pour se protéger des menaces courantes comme le piratage.
1. La Meilleure Sécurité De Messagerie, Utilisez Des Mots De Passe Forts Qui Sont Uniques
Il est indéniable que des mots de passe faibles ne protégeront jamais votre entreprise contre le vol de données ou le piratage. Vous devez jeter un œil à tous les mots de passe et phrases que les gens de votre bureau utilisent en ce moment. Vous devez ensuite les améliorer en vous basant sur les conseils mentionnés ci-dessous.
Un mot de passe sécurisé est presque impossible à deviner sans une certaine perspicacité. La seule façon pour un pirate de s’introduire dans votre système est d’utiliser un logiciel spécialisé de devinette de mot de passe qui exécutera des millions de combinaisons.
Plus le mot de passe est complexe, plus il faut de temps au logiciel pour le comprendre. Les mots de passe qui suivent les meilleures pratiques décrites ci-dessous prendraient 200 à 500 ans à se casser.
Essentiels pour un mot de passe fort :
- Utilisez des lettres majuscules et minuscules
- Utiliser des chiffres et des caractères spéciaux
- Utilisez des chiffres et des lettres aléatoires plutôt que des mots
- N’utilisez jamais votre date de naissance, votre ville natale, votre école, votre université ou le nom de votre marque
- Évitez les substitutions courantes de lettres et de chiffres
- Penser en termes de phrases plutôt que de mots
Si vous ne savez toujours pas pourquoi les mots de passe forts sont importants et comment appliquer ces règles, Edward Snowden résume bien cela dans cette vidéo. Votre organisation a besoin d’un solide plan de gestion des mots de passe d’entreprise.
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2. Utilisation De L’authentification à Deux Niveaux
Cela peut sembler technique, mais l’utilisation de l’authentification à deux niveaux est assez simple. De plus, il est garanti d’ajouter une couche de protection supplémentaire à vos e-mails. Il existe souvent des options dans votre client de messagerie qui vous permettront d’ajouter ce service. Vous pouvez également télécharger un logiciel spécialisé ou utiliser un autre fournisseur de messagerie cloud si vous ne pouvez pas ajouter une authentification à deux niveaux avec le système que vous utilisez actuellement.
Le concept est simple. Mais c’est une excellente pratique de prévention des pertes de données car elle rend la vie beaucoup plus difficile aux pirates et à ceux qui attendent de jeter un coup d’œil furtif à vos e-mails.
Même si un criminel parvient à deviner ou à récupérer les mots de passe de votre compte, l’authentification à deux niveaux signifie que l’individu aura toujours besoin d’un code pour obtenir vos messages et causer des problèmes. Ce code est généralement envoyé à votre téléphone via un message texte. Ne commettez pas l’erreur de l’envoyer sur votre ordinateur car vous ne savez jamais qui regarde.
L’authentification à deux niveaux est l’un des meilleurs moyens de protéger les médias sociaux ou une application Web contre une violation de données. Il fonctionne également avec pratiquement tous les services de stockage en nuage que vous utilisez.
Exemple de sécurité Gmail à 2 niveaux
3. Méfiez-vous Des E-mails De Phishing
Avant de pouvoir vous aider à garder les yeux ouverts sur les attaques de phishing, il est judicieux d’expliquer la nature de ces domaines aux personnes qui n’ont jamais rencontré ce terme dans le passé. L’hameçonnage est un concept simple que de nombreux pirates utilisent pour voler des informations sur les e-mails et les comptes en incitant les individus à donner leurs coordonnées.
Le processus fonctionne généralement comme ceci :
- Le pirate envoie des e-mails contenant un lien vers un site que vous connaissez.
- La victime clique sur le lien et se retrouve en train de consulter un site Web familier. C’est souvent leur banque ou quelque chose de similaire, mais le site est faux.
- La victime saisit alors son adresse e-mail et son mot de passe pour se connecter à son compte.
- Le faux site de phishing vole l’e-mail et le mot de passe avant de le retransmettre au pirate.
Lorsqu’une personne dans une entreprise est victime d’attaques de logiciels malveillants avancés et d’e-mails de phishing, cela peut devenir une situation désastreuse.
C’est particulièrement le cas dans les cas où l’entreprise utilise les mêmes mots de passe pour tout le monde dans son bureau. Espérons que cela devrait aider à souligner à quel point il peut être important que vous développiez des mots de passe forts et uniques pour tous vos employés.
Une attaque de phishing n’est plus aussi évidente qu’avant. Les pirates deviennent de plus en plus sophistiqués, ce qui rend plus difficile leur identification à moins de prêter attention aux détails.
Considérez cet exemple d’e-mail de phishing se faisant passer pour une banque. Combien de temps vous faudrait-il pour comprendre qu’il s’agissait d’une arnaque ?
4. N’ouvrez Jamais De Pièces Jointes Inattendues Sans Scanner
Parfois, votre entreprise recevra des e-mails contenant des pièces jointes. Ce n’est pas un problème si vous remarquez que l’e-mail provient de votre comptable et que vous savez que vous attendez qu’il envoie des informations. C’est rarement un problème lorsque les e-mails proviennent de clients ou de clients.
Cependant, votre entreprise recevra occasionnellement un e-mail de phishing. Ces e-mails proviennent d’une source inconnue et contiennent des fichiers que vous pouvez ouvrir.
Bien sûr, vous ne pouvez pas mettre tous ces messages directement à la poubelle car beaucoup d’entre eux peuvent être authentiques. Pour cette raison, vous devez investir dans des systèmes de protection contre les menaces de messagerie. Vous devriez envisager d’utiliser un logiciel de sécurité de messagerie antivirus et anti-malware pour analyser toute la correspondance, ainsi que pour mettre en œuvre des filtres anti-spam avancés. Cela devrait vous permettre de savoir s’il y a lieu de s’inquiéter lors de l’ouverture de la pièce jointe.
Si le programme vous indique qu’il y a un problème, vous pouvez supprimer le message, bloquer l’expéditeur et sécuriser votre système. De cette façon, vous pouvez empêcher une compromission des e-mails professionnels et une violation ultérieure de la sécurité des données.
5. Ne Laissez Pas Les Employés Utiliser Les Adresses E-mail De L’entreprise Pour Les Messages Privés
Vous devez limiter les chances que des pirates informatiques ciblent votre système de messagerie. La meilleure façon d’atteindre cet objectif est de mettre en œuvre des solutions avancées de sécurité des terminaux et de s’assurer que seuls les messages liés au travail arrivent sur vos ordinateurs.
Découragez tous vos employés d’utiliser les systèmes de communication de l’entreprise pour parler à des amis, faire des achats en ligne ou faire tout ce qui n’est pas lié à leurs fonctions. Il est possible que vous finissiez par attirer des cybercriminels si vous ne suivez pas ces conseils.
Vous n’êtes pas mal à l’aise lorsque vous mettez en place des mesures comme celles-là. Vous ne faites que protéger les intérêts de votre exploitation et de tous ceux qu’elle emploie.
Il est essentiel de noter que les mêmes règles s’appliqueront à vous en tant que propriétaire d’entreprise. Ne commettez jamais l’erreur d’utiliser vos comptes professionnels pour autre chose que le travail.
Si des personnes de votre bureau ont besoin d’accéder à leurs comptes personnels pour une raison quelconque pendant la journée de travail, dites-leur de le faire en utilisant leur smartphone et leur Internet mobile.
N’autorisez personne à connecter un smartphone au système Wi-Fi de votre bureau si vous voulez rester sous le radar et éviter les pirates.
Pour vous assurer qu’ils comprennent le raisonnement sous-jacent, envisagez d’organiser une formation de sensibilisation à la sécurité à l’échelle de l’entreprise. Cela peut être un excellent moyen de les éduquer sur l’importance de la protection des données, de partager des conseils de sécurité des e-mails et de les sensibiliser aux cybermenaces actuelles et aux tendances technologiques.
6. Analysez Tous Les E-mails à La Recherche De Virus Et De Logiciels Malveillants
Vous souvenez-vous des logiciels malveillants et antivirus que nous vous avons dit de vous procurer il y a quelques paragraphes ?
Eh bien, dans la plupart des cas, vous pouvez l’utiliser pour bien plus que la simple analyse des pièces jointes avant de les ouvrir. Certaines des meilleures solutions de détection de virus sur le marché analysent également tous les e-mails entrants et vérifient les vulnérabilités au fur et à mesure qu’ils arrivent dans votre boîte de réception. Le logiciel vous présentera une alerte s’il y a un motif de préoccupation. Vous pouvez généralement mettre en quarantaine l’e-mail concerné avant qu’il n’ait suffisamment de temps pour causer des dommages.
Ceux qui utilisent des services de messagerie hébergés trouveront souvent que leur fournisseur suit la même procédure de sécurité dans le cloud et vous informe s’il y a quelque chose de louche dans les messages qui arrivent dans votre boîte de réception.
Il est de votre responsabilité de vérifier vos paramètres de sécurité et d’activer des options spécifiques. Parfois, vous devez payer pour ce service en tant que fonctionnalité supplémentaire, vérifiez votre compte maintenant et assurez-vous que votre fournisseur analyse tous les e-mails avec des solutions antivirus.
Si vous n’avez pas de protection, c’est maintenant le meilleur moment pour l’ajouter.
7. Ne Jamais Accéder Aux E-mails Du WiFi Public
Le Wi-Fi public n’est jamais sécurisé et il existe de nombreuses façons pour les pirates de voler toutes les informations qui transitent par un réseau.
En effet, les criminels n’ont besoin que d’un ordinateur portable et d’un logiciel de base pour pirater les réseaux WiFi publics, puis surveiller tout le trafic. Si vous ou quelqu’un de votre entreprise accédez aux e-mails via un service de cette nature, vous faciliterez la tâche à quiconque ayant la volonté de voler vos mots de passe et de consulter vos données sensibles. Cela pourrait entraîner une attaque ciblée plus loin sur la ligne.
Si les gens ont besoin d’accéder à leurs messages en dehors du bureau, il y a quelques options sur la table qui ne devraient pas rendre votre opération vulnérable au vol de données.
Premièrement, s’ils ne peuvent pas se connecter à un WiFi sécurisé, vos employés peuvent utiliser leur smartphone et l’Internet mobile.
C’est beaucoup plus sécurisé que n’importe quel service WiFi public, et le déménagement devrait protéger vos données cloud et vos intérêts.
Deuxièmement, vous pourriez envisager de payer pour des dongles Internet mobiles que les travailleurs peuvent utiliser avec leurs ordinateurs portables en dehors du bureau. Ces deux options ont tendance à bien fonctionner et devraient aider à protéger tous les e-mails de votre entreprise.
8. Utilisez Un Filtre Anti-spam Robuste
L’une des meilleures choses à propos des services de messagerie basés sur le cloud de nos jours est qu’ils ont tendance à être livrés avec d’excellents filtres anti-spam.
En effet, même Google via leur service Gmail parvient à supprimer la plupart des messages indésirables de votre boîte de réception. Assurez-vous d’activer votre filtre anti-spam ou recherchez un fournisseur qui propose de meilleures solutions de sécurité que celles que vous avez actuellement. Les filtres anti-spam sont une façon pour un spécialiste des e-mails de trier le bon grain de l’ivraie et de s’assurer que vous n’êtes pas dérangé par des centaines de messages marketing et des e-mails « voulez-vous perdre du poids » chaque semaine.
Vous pouvez souvent modifier les paramètres de votre filtre anti-spam pour bloquer tous les e-mails contenant des mots ou des phrases spécifiques. Cela peut être utile si vous êtes au courant de certaines arnaques en cours, car vous pouvez bloquer la plupart des mots clés. Cela devrait vous aider à empêcher l’un de vos employés d’ouvrir accidentellement un spam contenant des liens douteux ou des logiciels malveillants.
9. Ne Cliquez Jamais Sur Le Lien « se Désinscrire » Dans Les Spams
Supposons un instant qu’un e-mail ait réussi à passer à travers votre filtre anti-spam et vos programmes antivirus. Vous ouvrez le message et découvrez ensuite qu’il ressemble à une escroquerie par hameçonnage ou quelque chose de similaire. Il y a un lien de désabonnement au bas de la page, et vous vous demandez s’il est judicieux de cliquer dessus pour empêcher d’autres e-mails de la source indésirable. Quoi qu’il arrive, assurez-vous de ne jamais cliquer sur ce lien de désabonnement. Les pirates les placeront souvent dans des e-mails pour tenter de vous tromper.
Si vous décidez de cliquer sur le lien de désabonnement ou si vous le faites par erreur, il y a de fortes chances que vous atterrissiez sur un site de phishing qui tentera de voler toutes les informations qu’il peut recueillir. Le lien pourrait également fournir aux pirates une porte dérobée dans votre système, et c’est pourquoi vous ne devez jamais cliquer dessus. Marquez simplement le message comme spam, afin que votre filtre anti-spam le récupère la prochaine fois et appuyez sur supprimer.
N’oubliez Pas Les Pratiques De Sécurité Des E-mails Sécurisés
Maintenant que vous connaissez les meilleures pratiques en matière de sécurité des e-mails, rien ne devrait vous empêcher de protéger votre entreprise.
Les combiner avec certaines pratiques de sécurité des données d’entreprise contribuera grandement à la continuité de vos activités. Vous devez vous assurer que tous vos employés comprennent également ces conseils pour obtenir les meilleurs résultats.
Organisez une réunion ou une session de formation où vous pourrez marteler les points et vous assurer que tout le monde saisit le concept de vol et de protection des données de messagerie.
Quoi que vous décidiez, n’oubliez jamais que les pirates sont partout de nos jours. Ils ne reculeront devant rien pour voler vos données. Protégez-vous avec une sécurité de messagerie robuste.
