Accueil / Conformité / Audit de conformité HIPAA : Guide de sécurité expert pour rester conforme
Avec des histoires d’atteintes à la sécurité, de piratage informatique et de vol de données personnelles qui font quotidiennement l’actualité, nous sommes tous préoccupés par la sécurité de nos données médicales.
Les résultats des audits HIPAA de 2019 étaient troublants et ils ne semblent qu’empirer.
Seulement 14 % des entités et entreprises couvertes ont obtenu un 1, la note la plus élevée, pour la notification de violation de contenu. Seulement 1 % des entités et entreprises couvertes ont obtenu un 1 pour le droit d’accès. Aucune entité ou entreprise couverte n’a obtenu la note de 1 pour l’analyse des risques de sécurité HIPAA.
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données médicales personnelles et des informations de santé protégées, le gouvernement des États-Unis a adopté la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie. HIPAA est la législation fédérale des États-Unis couvrant la confidentialité des données et la sécurité des informations médicales.
Le public a le droit d’exiger la confidentialité des données médicales personnelles. Nous faisons confiance aux fournisseurs de soins de santé pour notre santé. Il est juste de pouvoir leur confier nos informations de santé et nos données médicales protégées. HIPAA établit des attentes et des directives, également connues sous le nom de conformité HIPAA, pour les prestataires de soins de santé afin de protéger nos données médicales.
Le Bureau de la santé et des services sociaux pour les droits civils gère HIPAA. Ils effectuent des audits pour assurer la conformité avec les entités et entreprises couvertes qui traitent les données médicales.
Malheureusement, certaines entreprises ont du mal à respecter les directives de conformité HIPAA. Les prestataires de soins de santé ont été réticents et lents à protéger les données ou à mettre à niveau leurs systèmes. Les attaques de rançongiciels basés sur les données médicales et les violations de la cybersécurité des soins de santé sont monnaie courante. Des études montrent qu’il en coûte plus de six mois pour se conformer à la loi HIPAA. Cependant, de nombreux acteurs du secteur de la santé n’ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour gérer correctement le processus.
Vous pouvez suivre certaines étapes pour vous préparer à l’audit de conformité HIPAA.
Nous examinerons les règles de conformité et les protocoles d’audit HIPAA . Ensuite, passez en revue les étapes que vous pouvez suivre pour répondre aux exigences d’un audit et assurer la conformité aux réglementations HIPAA.
De plus, nous avons préparé une liste de contrôle complète pour la conformité HIPAA.
Qu’est-ce Qu’un Audit HIPAA ?
L’OCR travaille en étroite collaboration avec les prestataires de soins de santé, les entités couvertes et les entreprises pour garantir la conformité aux réglementations HIPAA, à la confidentialité et à la sécurité HIPAA. Des audits HIPAA sont menés pour suivre les progrès en matière de conformité et pour identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires.
Pour éviter de coûteuses violations de la loi Hipaa et des amendes, sécurisez les informations de santé protégées. Les fournisseurs doivent effectuer une évaluation des risques et prendre des mesures pour se préparer aux audits de conformité HIPAA.
Qu’est-ce Que Le Titre II De L’HIPAA ?
Bien qu’il existe cinq sections distinctes couvertes par HIPAA, le titre II est la section axée sur la protection des informations médicales individuelles.
Pour se conformer à la loi HIPAA, il faut respecter les directives du titre II. La règle de confidentialité du titre II se concentre sur les informations de santé protégées (PHI). Il fournit des lois et des normes qui protègent les informations personnelles sur la santé, détaillant les entités et les entreprises couvertes tenues de se conformer à HIPPA.
La règle de sécurité, l’autre élément du titre II de l’HIPAA, se concentre sur les garanties et la protection qui doivent être mises en œuvre pour protéger les PHI, en particulier en ce qui concerne les informations de santé protégées électroniquement (également appelées ePHI). Cela comprend les garanties administratives, physiques et techniques ainsi que les exigences organisationnelles et les normes de documentation. Les plans de sécurité des données et l’infrastructure des technologies de l’information sont essentiels à la règle de sécurité, qui est un domaine où de nombreux prestataires de soins de santé se débattent.
Exigences D’audit HIPAA : 6 étapes Pour Se Préparer
1. Concentrez-vous Sur La Formation HIPAA Pour Les Employés
La formation du personnel est essentielle pour comprendre les exigences de conformité HIPAA. Les employés qui n’ont pas été formés ou qui n’ont pas d’expérience avec les réglementations de conformité peuvent augmenter le risque d’échec d’un audit.
Documentez votre formation pour montrer à l’OCR (Office of Civil Rights) que vous vous consacrez à l’instruction des employés. Créer et publier des politiques qui font de la formation et de l’éducation une priorité. Assurez-vous que votre équipe est parfaitement formée avant l’audit car l’OCR posera des questions pour s’assurer que tout le monde comprend les réglementations HIPAA et les règles de conformité.
2. Créez Un Plan De Gestion Des Risques Et Effectuez Une Analyse Des Risques
Un plan de gestion des risques et une analyse des risques sont requis.
Une analyse des risques HIPAA recherche tous les risques de sécurité auxquels votre entreprise pourrait être exposée – tous les risques. Le plan de gestion des risques est une stratégie pour faire face à ces risques.
Lors de l’évaluation des risques, vous devez également préparer vos documents de sécurité. Les rapports d’état des règles de conformité doivent être enregistrés, écrits et conservés dans un endroit facilement accessible. Les règles doivent être spécifiques à tous les aspects de votre entreprise et non isolées à un seul domaine.
Par exemple, toutes les politiques concernant la règle de confidentialité et de sécurité HIPAA doivent être documentées. Les documents qui couvrent la réponse aux incidents, la notification de violation, l’informatique et les pare-feu, et la sécurité physique doivent être inclus. Ces documents aideront non seulement dans le processus d’audit, mais fourniront une orientation claire dans le fonctionnement de l’entreprise.
3. Sélectionnez Un Responsable De L’évaluation De La Sécurité Et De La Confidentialité
HIPAA exige un responsable de la sécurité et de la confidentialité pour chaque entité et entreprise couverte. Cela ne doit pas nécessairement être une nouvelle recrue, mais vous avez besoin d’une personne responsable de la sécurité et de la confidentialité des PHI. Ils sont chargés de montrer les efforts déployés pour respecter la réglementation.
L’agent doit également examiner les accords d’associés commerciaux. L’OCR discutera des relations avec des tiers qui impliquent des informations électroniques protégées sur la santé. Créez une liste de vendeurs et de fournisseurs, ainsi que la sécurité et les garanties qu’ils ont mises en place dans le cadre de l’accord d’associés commerciaux.
Ce responsable doit programmer un examen régulier des politiques de sécurité et effectuer une analyse des risques sur les systèmes informatiques et la sécurité des données. Ils doivent également tenir un registre de toute infraction ou incident. N’essayez pas de cacher des problèmes ou des violations de données pendant l’audit. Être honnête. Des incidents se produisent et l’OCR veut savoir comment vous avez réagi à la faille de sécurité.
4. Examiner La Mise En œuvre De La Politique
Aussi important qu’il soit de documenter les politiques et les procédures, il est également important de voir comment ces politiques sont mises en œuvre. L’OCR examinera comment ces politiques et procédures s’appliquent aux opérations commerciales quotidiennes et si elles sont mises en œuvre de manière cohérente.
Parlez à votre équipe pour voir comment les politiques fonctionnent. Si les employés ont du mal à suivre la politique, prenez le temps d’analyser les problèmes et de faire les ajustements nécessaires. Créer un calendrier de mise en œuvre à inclure dans l’audit. L’OCR veut voir les politiques en action. Si vous êtes toujours en train de mettre en œuvre les plans, montrez-leur le calendrier, afin qu’ils sachent que des progrès sont réalisés.
5. Mener Un Audit Interne
Un programme d’audit interne est le meilleur moyen d’identifier les problèmes de votre système avant l’audit OCR. La réalisation régulière d’audits internes vous aidera non seulement à résoudre les problèmes avant qu’ils ne se transforment en amende, mais aussi à garder votre équipe affûtée et à réduire la pression lors de l’examen proprement dit.
C’est souvent une bonne idée de travailler avec une organisation spécialisée dans la conformité ou la sécurité des données pour aider à mener l’audit interne. Ils peuvent examiner vos normes de sécurité et de conformité et examiner de près votre analyse des risques et votre plan de gestion des risques. Avec une perspective extérieure, ils peuvent être en mesure d’identifier des problèmes qui n’apparaissent pas dans votre évaluation interne des risques. Un partenariat avec un fournisseur de sécurité informatique et de données vous aidera à assurer un audit interne complet et approfondi.
Comme pratique exemplaire, passez en revue vos politiques et procédures comme le ferait l’auditeur. Déterminez si les politiques respectent l’intention du règlement et améliorent la confidentialité et la sécurité des patients.
6. Créer Un Plan De Remédiation Interne
Une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessus et effectué un audit interne en préparation de votre audit HIPAA, vous devez créer un plan de remédiation pour réduire les risques et corriger les résultats. Joignez un calendrier avec des échéanciers au plan de correction et soyez prêt à discuter du plan avec l’OCR pendant l’audit.
Bien que HIPAA établisse des directives et des normes pour les informations de santé protégées, il est également essentiel de considérer HIPAA comme un processus continu. Un plan de remédiation et un calendrier aident à maintenir les entités et les entreprises couvertes sur la bonne voie et conformes, même entre les audits.
Enfin, assurez-vous de limiter vos préoccupations en matière d’audit interne aux politiques et procédures de votre entreprise. Bien que les accords d’associés commerciaux constituent une partie importante de la loi HIPAA, se concentrer sur les vendeurs et les fournisseurs peut mettre vos opérations en danger. Votre principale préoccupation concernant le plan de correction et l’audit doit concerner les processus internes.
Commencez à Préparer Votre Audit De Conformité HIPAA
L’analyse des risques est une première étape essentielle pour se conformer à la loi HIPAA. Les règles de conformité ne sont pas seulement essentielles pour respecter les réglementations, mais doivent être des normes d’exploitation commerciale éthique.
Suivre les étapes ci-dessus est essentiel pour la conformité HIPAA. Travaillez avec un expert en conformité de la sécurité HIPAA pour examiner votre infrastructure informatique. Effectuez une analyse des risques et identifiez les problèmes tôt, avant l’audit.
Alors que l’OCR se prépare pour la prochaine phase des audits HIPAA, assurez-vous d’être prêt. Protégez votre entreprise et les informations médicales privées qui vous sont confiées en toute sécurité.
